2017年は「南満洲鉄道株式会社」（以下、満鉄）が「満洲」（現在の中国 東北部）で営業を開始してから111年目にあたります。 1906年に設立が決定し、翌年4月に鉄道事業などを担う国策会社としてスタートします。 国策会社といえども会社組織であるため、満鉄も膨大な文書の管理に苦労していたようです。

ここでは、松田和夫編『満鉄の文書』（満鉄社員会、1942年）に着目し、 満鉄の記録（レコード）が記録史料（アーカイブズ）として保存される過程を紹介していきます。

1931年6月、満鉄は『社内文書管理規程』を制定します。現用文書（レコード） は同規程により管理すること（第1条）、文書は甲種・乙種・丙種に区分される ことが明記されていました（第2条）。

甲種にはトップマネジメントにかかわる総裁の決裁文書など、乙種にはミドルマネジメントにかかわる部長・所長の決裁・供覧文書が該当しました。

また、現用文書は記号と番号を組み合わせた資料番号で管理し（第26条）、 記号は部・課などの頭文字、番号は年代のほか類別・件名別・文書番号を記入しました（第27条）。

具体的には「総文記01第35号1の1」という複雑な番号が用いられ、「総文記」は総裁室文書課記録係を意味しています。

すべての現用文書を保存することは不可能であるため、満鉄は「文書管理保 存規程」において保存年限を設定します。年限は1・5・10・20年のほかに 永年と定められ（第3条）、1年以外の文書は本社では総裁室文書課、本社以外では主管部署で保管されます（第2・3条）。

保存期限が経過した文書は、目録を作成して主管部署と合議し廃棄されました（第26条）。総裁室文書課に保存されたのは永年文書であり、これが満鉄のアーカイブズとして利用に供されました。

このように、総裁室文書課は、非現用文書の一時的な保管および廃棄、アーカイブズの閲覧業務なども担当していました。

以上、満鉄のレコードマネジメントとアーカイブズの関係を見てきましたが、 アーカイブズの現場で注意しなければならない点があります。

第一に、文書管理と番号の関係です。満鉄の資料番号を導入すると、部署が再編されると新たな番号が付されるため、アーカイブズを管理するには不向きです。 そのため、資料番号に意味を持たせるのではなく、できるだけ簡単な番号、たとえば連番で管理することをおすすめします。

第二に、記録の移管のみならず廃棄する場合にも、目録を作成します。なぜなら、廃棄について説明責任を果たす必要があるためです。

社史･アーカイブ総合研究所 研究員 白田拓郎